Política de privacidad

CHIKARA LAB S.A.S.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especial aplicable para el tratamiento y protección de datos personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Chikara Lab S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901793130-1 y con domicilio principal en la ciudad de Medellín (Antioquia), se constituye como una empresa colombiana dedicada a actividades de comercio al por mayor de productos alimenticios y a actividades de Comercio al por menor de prendas de vestir y sus accesorios en establecimientos especializados y mediante envíos, (en adelante Chikara o la Empresa).

DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 5A No. 39-93 Oficina 601 Medellín.
TELÉFONO: +57 3114890749
CORREO ELECTRÓNICO: contacto@chikaralab.co
PÁGINA WEB: www.chikaralab.co

2. OBJETIVO
Chikara busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios.

De conformidad con lo anterior, Chikara adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades propias de la empresa en desarrollo de su objeto social, garantizando de esta manera el derecho constitucional de habeas data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales.

3. ALCANCE
Esta política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales de personas naturales que sean objeto de tratamiento por parte de Chikara

Esta política aplicará a todos los trabajadores, terceros, clientes, distribuidores, proveedores o contratistas que realicen tratamiento de datos personales en el desarrollo de su relación comercial o laboral con Chikara, o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la cual se derive un tratamiento particular de datos personales. Esta política no será aplicable cuando Chikara actué como encargado, pues el encargo supone la delimitación de las finalidades por parte del tercero que contrata y transmite sus bases de datos a Chikara dando instrucciones precisas frente al tratamiento que debe dársele a los datos personales. En este sentido cuando Chikara sea encargado del tratamiento se someterá a la política de tratamiento de la información del responsable de los datos.

Finalmente, esta política le aplicará a los terceros con quienes Chikara haya suscrito un contrato de transmisión o transferencia de datos personales o entregue información para el desarrollo de actividades particulares, siempre que Chikara actúe en calidad de responsable.

4. DEFINICIONES Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

  • Autorización: Consentimiento previo del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, el cual se entenderá aceptado con el inicio de la compra y la aceptación final de la misma, así como con la introducción de los datos en nuestra página web.

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales, la cual estará publicada en nuestra página Web.

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar, suprimir y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al titular.

  • Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Chikara, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

6.1. Finalidades generales del tratamiento de datos personales

  • Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizadas por Chikara.

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.

  • Materializar potenciales relaciones comerciales y/o jurídicas con personas interesadas en ser clientes, proveedores o trabajadores de Chikara.

  • Hacer su propia gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo, pero sin limitarse a gestión de facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales.

  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.

  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y organismos de control y transmitir los datos personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.

  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de la empresa y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros).

  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Chikara y en sus bases de datos comerciales y operativas.

  • Soportar procesos de auditoría interna o externa.

  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Chikara.

  • Las indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritas en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

6.2. Respecto de los datos personales de los clientes y prospectos

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por con sus clientes al momento de adquirir nuestros productos.

  • Proveer los servicios y/o los productos requeridos y/o contratados por los clientes.

  • Conocer y utilizar la información necesaria y requerida propiedad del cliente para la implementación, prestación, desarrollo y soporte de los productos y/o servicios de Chikara contratados por el cliente.

  • Suministrar usuarios, contraseñas, códigos de acceso a los productos y/o servicios de Chikara contratados por el cliente.

  • Para la administración y control de información contable y financiera.

  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, técnica, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por: i) Chikara; ii) las empresas vinculadas, o sociedades controladas de Chikara sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país; y/o iii) por terceras personas.

  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

  • Para capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por Chikara.

  • Suministrar, compartir, transmitir, transferir, enviar o entregar sus datos personales a empresas vinculadas o sociedades controladas por Chikara, sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados y para que contacten al titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.

  • Investigación de mercados, generación de demandas, establecer participaciones de mercado, campañas de mercadeo, e invitación a eventos organizados por Chikara.

  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

  • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web, software y aplicativos de Chikara incluyendo descargas de contenidos, documentos y formatos.

6.3. Respecto de los proveedores o contratistas y distribuidores

  • Para cumplir con las obligaciones contractuales.

  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

  • Para hacer el registro en los sistemas contables y administrativos de Chikara

  • Para la administración y control de información contable y financiera.

  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

  • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por Chikara

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Esta política informa y garantiza el derecho al habeas data de los titulares, como la facultad al titular de datos personales de exigir a los responsables de los datos personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos. En este sentido y de conformidad con la normatividad vigente, el titular tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar, modificar y rectificar los datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento de manera gratuita. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Chikara o, en su defecto, la implementación de los mecanismos eficientes o alternos de comunicación. Esta autorización puede ser otorgada de manera verbal, escrita o por medio de conductas concluyentes como a través de un clic aceptando las condiciones y términos de uso de la página web y de esta política en caso de los usuarios, por lo cual dicha copia puede ser un pantallazo u otro medio que pruebe el otorgamiento de la autorización.

  • Solicitar información sobre los usos y las finalidades a las que están siendo sometidos sus datos personales.

  • Presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de datos personales, previa solicitud, consulta o reclamo dirigido a Chikara o al encargado del tratamiento de los datos personales.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales y su almacenamiento en bases de datos de Chikara siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida el ejercicio de este derecho de supresión.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.

  • Los demás derechos que sean conferidos por la normatividad de protección de datos personales.

Los anteriores derechos únicamente podrán ejercerse por aquellos titulares o autorizados que acrediten de manera suficiente con la documentación pertinente o credenciales confiables su identificación.

8. DEBERES DE CHIKARA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Chikara tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Chikara hará uso de los datos personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

Chikara atenderá los deberes previstos para los responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

En las actividades en que Chikara actúe como encargado del tratamiento, atenderá los deberes establecidos para los mismos en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

Así pues y sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley, Chikara tiene los siguientes deberes:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Propender porque la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la información, conforme lo suministre el titular, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

  • Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y comercio.

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ello bajo los términos de ley.

9. FUENTES DE LA INFORMACIÓN

Chikara recolecta información de las siguientes fuentes:

9.1. Directamente del titular de la información

9.2. Automáticamente cuando el titular de la información utiliza los sitios web de Chikara.

En los sitios web de Chikara se utilizan cookies y otras herramientas que recolectan información de quienes los visitan; por el simple hecho de ingresar a dichos sitios web puede obtenerse de manera automática la siguiente información:

Los hipervínculos a los que ha dado click.

  • Información acerca del explorador que utiliza.

  • Detalles de las páginas que ha visto.

  • Su dirección IP.

  • Los sitios que visitó antes de llegar al portal

Teniendo en cuenta lo anterior, si el titular de la información no quiere que la misma sea recolectada automáticamente, deberá deshabilitar de su explorador de internet la configuración de aceptación automática. Allí podrá bloquearla, así como detectar cuando dicha información esté siendo enviada a su equipo. Es de tener en cuenta que, si se deshabilitan las cookies, se puede ver afectada la experiencia en el sitio web.

9.3. De otras fuentes

Chikara podrá obtener información personal de bases de datos públicas o de terceras personas autorizadas por el titular de los datos para compartir, transmitir o transferir información.

10. AUTORIZACIÓN

Chikara solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

La autorización a Chikara para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: i) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de Chikara; ii) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; iii) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; iv) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Chikara obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios Web, de forma oral (a través de una conversación telefónica o en videoconferencia) o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

11.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

En las situaciones en las que Chikara recolecte y realice tratamiento sobre datos sensibles, le informará al titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.

11.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Según lo dispuesto por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Chikara sólo realizará el tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, Chikara deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Chikara adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de Chikara se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Chikara no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de Chikara y sus encargados.

Chikara exigirá a los proveedores de servicios que contrata y a sus subsidiarias, filiales, empresas controladas, subordinadas, sus distribuidores y aliados estratégicos, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas y las aquí establecidas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como encargados.

13. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA Y LA ATENCIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se designa al área comercial de Chikara la labor de desarrollo, implementación, capacitación, observancia de ésta política, y la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, conforme a los procedimientos descritos y a través de los canales dispuestos en estas políticas.

Esta área se encuentra ubicada en el domicilio y sede principal de Chikara Lab S.A.S. ubicada en la Calle 5A No. 39-93 Oficina 601 en la ciudad de Medellín (Antioquia) y puede ser contactada a través del correo electrónico contacto@chikaralab.co

14. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

En ningún caso se tratarán datos de carácter personal que resulten inadecuados, impertinentes y excesivos en relación con las actividades determinadas, explícitas y legítimas necesarias para el desarrollo del objeto social de Chikara.

Del mismo modo, los datos recogidos para su tratamiento no podrán usarse para finalidades que resulten incompatibles con las que motivaron en cada caso su recogida, salvo que se cuente con el consentimiento del afectado para ese nuevo tratamiento. En general los datos facilitados por el afectado se consideran exactos. Sin perjuicio del ejercicio de los derechos de rectificación y cancelación por parte de los afectados, los datos de carácter personal se mantendrán exactos y puestos al día de tal modo que en todo momento respondan a la situación actual del titular.

Los canales que Chikara ha implementado para que el titular pueda ejercer sus derechos y la presentación de solicitudes respetuosas son los siguientes:

  • Comunicación escrita enviada al domicilio y sede principal de Chikara Lab S.A.S. ubicada en la Calle 5A No. 39-93 Oficina 601 en la ciudad de Medellín (Antioquia)

  • Solicitud presentada al correo electrónico: contacto@chikaralab.co

Estos canales podrán ser utilizados por titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

14.1. Consultas

Los titulares o los autorizados podrán elevar consultas sobre cualquier información que repose en las bases de datos administradas por Chikara. Una vez Chikara reciba la consulta adelantará los pasos que se describen a continuación. Tenga en cuenta que la consulta podrá enviarse y/o ser tramitada a través de los canales dispuestos por Chikara para atender los asuntos relacionados con la privacidad y la protección de datos personales. Preferiblemente el asunto de referencia deberá ser “habeas data”.

  • Chikara verificará la identidad del solicitante (copia del documento de identidad C.C., T.I., C.E. o pasaporte; y poder cuando sea a través de un autorizado) para determinar si está legitimado para elevar la consulta y si es, bajo parámetros razonables, el mismo suscriptor.

  • Si el solicitante tiene las credenciales y/o autorizaciones para elevar la consulta, entonces Chikara procederá a atenderla dentro de los siguientes diez (10) días hábiles, contados desde la recepción de la consulta.

  • Si el solicitante no tiene las credenciales y/o autorizaciones correspondientes para consultar sobre ciertos datos personales, se le informará dentro de los diez (10) días hábiles, contados desde la recepción de la consulta. En este caso, se le dará la opción al solicitante que demuestre la capacidad o la autorización para elevar la consulta, aportando información adicional.

  • Si en los puntos anteriores la consulta no puede ser atendida dentro de los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de la solicitud se encuentra en trámite. No obstante, la respuesta definitiva no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Las respuestas serán enviadas preferentemente por correo electrónico o por un medio similar al cual fueron recibidas. En todo caso, las respuestas definitivas a todas las solicitudes no pueden tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Chikara

  • Chikara guardará copia de todas las consultas, por si los titulares o autorizados desean copia de ellas eventualmente.

14.2. Atención de peticiones, quejas y reclamos

Los titulares o autorizados podrán elevar quejas o reclamos en relación con los datos personales a Chikara y sus encargados. Tenga en cuenta que los reclamos podrán enviarse a través de los canales dispuestos por Chikara, los reclamos podrán versar sobre:

  • Información incorrecta.

  • Ausencia de autorización o consentimiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 o, en su defecto, del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

  • Información desactualizada o parcializada.

  • Incumplimiento de Chikara frente a los deberes u obligaciones de conformidad con la normatividad vigente.

  • Falta de integridad o seguridad de la información (aduciendo las razones suficientes).

  • Información que se desea suprimir.

  • Revocatoria de la información.

La atención de quejas y reclamos serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

  • Chikara verificará la identidad del solicitante para determinar si está legitimado para interponer el reclamo (copia del documento de identidad C.C., T.I., C.E. o pasaporte; y poder cuando sea a través de un autorizado).

  • El reclamo deberá contener los siguientes puntos: (i) nombre y apellido del titular del dato Personal; (ii) breve descripción de los hechos, y (iii) motivo o finalidad del reclamo. Adicionalmente, si es el caso, deberá anexar la documentación o pruebas pertinentes para sustentar el reclamo.

  • Si el reclamo está incompleto, Chikara podrá solicitarle al reclamante que subsane el reclamo dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha de recepción del reclamo. El reclamante tendrá un término de dos (2) meses para aportar y allegar la documentación exigida, de lo contrario se entenderá que el reclamante ha desistido del reclamo.

  • Chikara dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de la fecha de recepción del reclamo incluirá en su base de datos una nota que diga “reclamo en trámite” en los datos personales que están siendo objeto de reclamo.

  • Chikara responderá el reclamo dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuese posible atender el reclamo dentro de ese término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. En todo caso, el reclamo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.3. Revocatoria de autorización o supresión de datos personales

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Chikara para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento o la supresión de los datos personales debe realizarse a través de los medios aquí dispuestos por BINAPS para la atención de peticiones, quejas y/o reclamos.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto Chikara deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, Chikara podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

El titular también tiene el derecho, en todo momento, a solicitarle a Chikara la supresión de sus datos personales siempre que:

  • Considere que los datos personales no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para las finalidades para las cuales fueron recolectados.

  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Tenga en cuenta que si la solicitud de supresión es procedente, por no mediar un deber legal o contractual para mantener los datos personales, la consecuencia directa es la eliminación total o parcial de sus datos personales, sin los cuales en algunos casos no podrá obtener nuestros servicios.

El derecho de supresión no es absoluto y Chikara puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • Exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  • La supresión pueda obstaculizar las actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

  • Los datos personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular.

  • Se vaya a realizar una acción en función del interés público.

  • Se actúe para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Las solicitudes de revocatoria de autorizaciones de tratamiento o de supresión de datos personales se regirán por el mismo procedimiento aquí establecido para quejas y reclamos en el numeral 14.2.

14.4. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

15. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Chikara se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y/o anunciado.

16. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

Chikara podrá revelar a sus compañías filiales o subordinadas los datos personales sobre los cuales realiza el tratamiento, para su utilización y tratamiento por parte de las mencionadas empresas vinculadas conforme a las finalidades aquí establecidas, las dispuestas en las autorizaciones de tratamiento, y de acuerdo a esta política de protección y tratamiento de datos personales.

Igualmente Chikara podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a Chikara cuando: i) Se trate de contratistas y/o proveedores en ejecución de contratos o la prestación de servicios para el desarrollo de las actividades de Chikara; ii) Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando Chikara envíe o transmita datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, los encargados del tratamiento de datos deberán realizar el tratamiento de acuerdo a las finalidades, alcances, los principios legales y las condiciones descritas en las presente políticas, las cuales declaran y aceptan con el simple recibo de los datos personales.

Adicional a lo anterior, el encargado deberá:

  • Cumplir con las obligaciones de carácter legal y las aquí establecidas en su calidad de encargado del tratamiento de datos respecto del titular del dato y Chikara

  • Proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

  • Chikara exigirá a los encargados y filiales, empresas controladas y subordinadas, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos terceros/proveedores actúen como encargados.

Chikara no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y sus decretos reglamentarios

17. VIGENCIA

La Política de tratamiento de información personal de Chikara estará vigente a partir del 20 de agosto de 2024. Las bases de datos administradas por Chikara se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, o mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Chikara o una obligación contenida en un contrato entre Chikara y el titular.